5 superpoderes que todo administrador de oficinas debe tener
El administrador de oficinas es un profesional interdisciplinario que debe tener conocimientos y habilidades relacionadas con las tareas de supervisión, contratación, desarrollo de programas y de procedimientos para asegurar un ambiente productivo y favorable.
En seguida le contamos más sobre los superpoderes que, bajo la forma de habilidades y competencias, debe tener este experto.
Los retos de ser administrador de oficinas
El administrador de oficinas de hoy debe tener amplios conocimientos administrativos y todas las habilidades requeridas para coordinar y supervisar al personal a cargo. A esto se suman los desafíos de preservar las condiciones de salubridad, tal como lo dicta la normativa (Resolución 777/2021), para prevenir el contagio por virus como el COVID-19, por ejemplo.
Con la pandemia se suma un desafío mayor para los administradores de oficina, en función de mitigar riesgos de bioseguridad.
Es decir, siempre ha sido uno de los deberes de los administradores de oficina velar porque el lugar de trabajo esté en las mejores condiciones de salubridad. Es parte de las tareas de gestión de riesgos laborales. Sin embargo, hoy el reto suma desafíos por la contingencia y lo inédito de la situación de pandemia.
Ser administrador de oficinas significa tener superpoderes
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Entonces, solo un administrador de oficinas sabe lo que implica cumplir con los deberes y responsabilidades de este cargo. Con esa idea, compartimos un detalle de los superpoderes que deben aplicar a diario en su quehacer profesional.
Poder coordinar las actividades y operaciones de la oficina
Todos los roles y actividades presentes en una oficina deben ser atendidos y coordinados de manera que se cumpla el workflow, con la sinergia adecuada.
Para ello, los administradores de oficina desarrollan programas de trabajo para todo el personal a cargo, a la vez que protocolizan procedimientos y políticas de gestiones, asociada a papeleo y otros movimientos de las administrativas.
Poder supervisar al personal administrativo
Luego de desarrollar los lineamientos y programas para cada rol a cargo, el administrador debe asegurarse de que el personal se apegue a ellos y los cumpla. Además de supervisar la gestión del equipo, existen otros factores a monitorear, tales como la puntualidad, contrataciones de los nuevos empleados, hábitos y planes de reconocimiento.
Los administradores de oficina pueden apoyarse en contratos de outsourcing, lo que reduce la carga laboral y eleva la efectividad.
Poder manejar los números (procedimientos presupuestarios y contables)
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El administrador de oficinas también está preparado para gestionar aspectos contables y presupuestarios, a los cuales debe hacer seguimiento, con el fin de asegurar que se cumplen los objetivos financieros.
Un administrador de oficinas debe mantenerse atento a las cuentas de gastos, compras, viáticos, contrataciones, mantenimientos y suministros. Para ello, se recomienda un sistema de archivo en el que reposen todos los comprobantes, facturas y demás documentos contables y financieros de respaldo.
Poder mantener el orden (seguimiento de las existencias de material de oficina, limpieza de oficinas)
El ambiente sano y profesional por el que vela el administrador implica conservar la organización y aseo de las oficinas. Para ello, debe asegurar que siempre se cuente con los activos en su correcto orden y que las instalaciones estén aprovisionadas con las herramientas e insumos para el aseo y limpieza.
Esto puede implicar la contratación de un outsourcing de limpieza que gestione el correcto mantenimiento de los equipos, activos y mobiliario, además de la desinfección de superficies.
Un outsourcing ofrece personal capacitado y formado en los requerimientos actuales para llevar a cabo las tareas que se le encomienden con eficiencia y buen desempeño. Muestra de ello, compartimos el video con un curso específico para personal de limpieza, en torno al orden y aseo en oficinas:
Poder presentar informes de manera puntual
Para evidenciar la gestión y rendir cuentas a directivos y gerentes, el administrador debe presentar informes periódicos y puntuales. Estos informes son importantes para sustentar hallazgos, tomar decisiones, desarrollar estrategias y planes de acción que ayuden a la mejora continua y al logro de los objetivos.
¿Cómo ser el mejor administrador de oficinas?
Los superpoderes de un administrador de oficinas pueden beneficiarse de otras de las competencias claves del puesto: la adaptabilidad a los cambios y el saber delegar. Entonces, es posible desempeñar la tarea con suma eficiencia a partir de contratar ciertos servicios bajo la modalidad de outsourcing.
Así, el administrador puede enfocarse en las actividades más importantes y críticas, mientras delega otras tareas a un experto. Un caso paradigmático en esto es respecto de los servicios de limpieza y desinfección por medio de outsourcing.
Misión Servir: empresa abocada a ofrecer un servicio especial para la limpieza en oficinas
Existen empresas, como Misión Servir, abocadas a ofrecer un servicio especial para la limpieza en oficinas, con el valor agregado de la coordinación por parte del propio staff. Entre otras, las funciones y tareas que resolvemos desde Misión Servir son:
- Programación del equipo de aseo y limpieza.
- Supervisión de la frecuencia y calidad del aseo.
- Contratación del personal de aseo y su administración.
- Dotación con EPP (Equipos de Protección Personal) necesarios para la función del personal de limpieza.
- Aprovisionamiento de insumos y herramientas necesarias para el trabajo de limpieza.
- Contratación con todo incluido por un costo fijo, lo que facilita la gestión contable y financiera de este servicio.
- Elección del personal de aseo capacitado y con valores importantes como la actitud de servicio.
- Personal motivado gracias al sentido humano que se vive en la cultura organizacional.
Adicionalmente, el administrador puede solicitar cambio de personal cuando lo considere necesario, sin tener que incurrir en un proceso de contratación nuevo.
Por supuesto, a las anteriores cargas que, en orden de lo administrativo y financiero, se delegan en una empresa de subcontratación, se suma de lleno contar con un servicio de aseo conforme con la normativa y aspectos legales.
Garantizamos dos aspectos claves para la administración de oficinas
- El cumplimiento de la normativa vigente en torno a las cuestiones de aseo, limpieza y salubridad
- y aquellas referidas a la administración de personal.
Mostrar un mejor desempeño como administrador de oficina muchas veces se resuelve en cuestión de delegar y escoger bien al proveedor o aliado que brindará apoyo en aspectos claves para un edificio de oficinas, por ejemplo.
¡Con Misión Servir tiene un aliado a su servicio!
Conclusiones
El administrador de oficina tiene obligaciones y deberes que exigen conocimientos y habilidades multidisciplinarias. Todas ellas deben estar orientadas a dar cumplimiento a los cinco superpoderes que revisten al rol:
- La coordinación de las actividades y operaciones de la oficina.
- La supervisión del personal administrativo.
- La gestión de las cuentas y presupuestos.
- El mantenimiento del orden y la organización en cuestiones de almacenamiento e insumos generales.
- La presentación de informes puntuales, actualizados y eficaces.
Obtener el tiempo y la destreza para poner en práctica estos superpoderes puede ser algo más sencillo cuando se delegan funciones como la de la limpieza y aseo a un outsourcing especializado.
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